Когда генеральный директор учреждения ушел в отпуск и его обязанности временно исполняет заместитель, чья должностная инструкция предусматривает выполнение обязанностей директора на время отпуска, в договорах следует указывать на основании чего данный сотрудник действует: по доверенности или по приказу.
Во всех документах следует указывать должность «заместитель директора», так как другой должности у данного сотрудника на время исполнения обязанностей директора не возникает.
Следовательно, пример формулировки может быть следующим: «заместитель директора, действующий на основании доверенности № 5 от 25.09.2019 года».
Рекомендации по временному исполнению обязанностей генерального директора другим сотрудником
Порядок временного замещения руководителя следует прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Устав может предусмотреть процедуру назначения нового руководителя организации на период отсутствия основного, например, на время отпуска или болезни.
Оформление отпуска генерального директора
Процедура оформления отпуска директора зависит от количества участников в организации. Существует несколько вариантов.
Вариант 1: в организации несколько участников
Если в организации несколько участников, заявление на отпуск директора подписывает тот, кто заключил с ним трудовой договор и принимает решение о его отпуске, издавая и подписывая приказ.
Вариант 2: в организации один участник
Если учредитель один, он сам принимает решение о отпуске генерального директора. В случае, если директор является единственным учредителем
В рамках должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя в его отсутствие необходимо учитывать, что этот пункт не может заменить приказ о замещении. Решение о временном замещении должно приниматься в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.
При этом важно:
– определить необходимость временного замещения руководителя (например, если его отсутствие краткосрочно);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и передать его обязанности другому сотруднику;
– определить полномочия временного исполнителя (если в должностной инструкции не указано, какие именно обязанности он должен исполнять) и установить срок временного замещения;
– решить вопросы оплаты труда временного исполнителя (если это необходимо).
Если устав организации не предусматривает передачу полномочий в отсутствие генерального директора, требуется оформить доверенность. Она регулирует внешние отношения организации с контрагентами, ФНС, ПФР и другими учреждениями. В доверенности необходимо указать переданные доверенному лицу полномочия.
Доверенность от имени организации должна быть подписана руководителем или лицом, уполномоченным на это в соответствии с законодательством и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Печать на доверенности от имени организации не обязательна, в том числе при ее выдаче сотруднику, временно замещающему директора.
Доверенность может выдаваться на любой срок. Если срок не указан, доверенность действует в течение одного года с момента выдачи, согласно пункту 1 статьи 186 ГК РФ.
Доверитель вправе отменить доверенность в любое время. Сотрудник, которому она выдана, также вправе в любое время отказаться от нее. Исключение составляют безотзывные доверенности, которые можно отменить только в случаях, прямо предусмотренных в них (п. 2 ст. 188, ст. 188.1 ГК РФ).
Полный перечень оснований для прекращения действия доверенности приведен в статье 188 ГК РФ.
Как правильно указывать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?
Вопросы оформления должности в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О. важны для правильного составления документации. Необходимо определить, ставить ли должность перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу» или «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка»). Также важно учитывать, нужно ли склонять должность. В некоторых случаях поручение может выдаваться подразделению, а в скобках указываться не только его руководитель в именительном падеже, но и другой специалист подразделения. Все эти варианты могут быть допустимы в зависимости от специфики документа.
Совет от профессионала Веры Иритиковой, опытного документоведа Российской академии народного хозяйства и государственной службы, подчеркивает, что выбор формулировки зависит от типа документа, в котором она используется.
Для ориентации в вопросах оформления можно обратиться к п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Этот документ содержит правила для составления распорядительных частей текста приказов и примеры, которые могут послужить образцами.
Если поручение адресуется конкретному подразделению, необходимо полностью указать его наименование, а в скобках указать фамилию и инициалы руководителя в именительном падеже, не склоняя Ф.И.О.:
Пример 1. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Управлению аккредитации (Рукавишников С.В.) провести документарную проверку деятельности общества с ограниченной ответственностью «Учебный центр ВИТА» в период с 10 по 15 декабря 2020 года.
Пример 2. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Отделу документооборота и административного контроля (Минеева В.В.) представить сводный отчет о работе с обращениями граждан за 2020 год к 28 декабря 20202 года.
Пример 3. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Департаменту протокола (Орлов А.А.) представить план праздничных новогодних мероприятий. Срок – 30.11.2020.
Это считается предпочтительным стилем оформления в распорядительных частях приказов и протоколов, когда поручение адресуется всему подразделению. Руководитель подразделения несет ответственность за выполнение поручения в указанный срок, а также за подписание отчета об исполнении поручения или записки о переносе срока исполнения, проставление отметок в системе электронного документооборота и другие необходимые действия.
Если поручение выдается конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже. Сначала указывается должность (с большой или маленькой буквы), затем фамилия и инициалы.
Пример 4. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Начальнику финансово-бухгалтерского отдела Семеновой С.В. представить смету расходов на проведение внеочередного собрания учредителей к 25.11.2020.
Пример 5. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела документооборота и административного контроля Минееву В.В.
Пример 6. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Возложить функцию методического руководства применением утвержденной Номенклатуры дел на 2021 год на ведущего специалиста Отдела документационного обеспечения управления Ковалёву А.С.
В текстах приказов о личном составе выражена совершенно инная логика. Основа трудовых отношений заключается в человеке, занимающем определенную должность в организации по договору. Поэтому в приказах первым делом указываются полные ФИО сотрудника, затем его должность и структурное подразделение. Все эти данные должны быть склонены.
Пример 7. Управленческое решение в приказе о личном составе
1. Поощрить мастера участка контрольно-измерительной аппаратуры Иванова Ивана Ивановича за оперативное выявление рисков при вводе в эксплуатацию автоматизированной линии 15/204-к.
Пример 8. Управленческое решение в приказе о личном составе
1. Назначить Иванова Ивана Ивановича мастером участка контрольно-измерительной аппаратуры с 23.11.2020 года с окладом 45 000,00 рублей в месяц по штатному расписанию.
Эта структура текста послужила основой для типовых форм приказов, утвержденных Госкомстатом России в 2004 году: о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе на другую должность (форма № Т-5), о поощрении (форма № Т-11), о предоставлении отпуска (форма № Т-6) и других. Хотя эти формы стали необязательными, большинство организаций продолжают их использовать. В них также важно правильно склонять данные сотрудника в зависимости от предшествующего глагола, например: «Предоставить отпуск Иванову Ивану Ивановичу» или «Прекратить трудовой договор с Ивановым Иваном Ивановичем».
См. статью «Документы к протоколам: правильное оформление и формирование дел» в № 11’ 2020
См. статью «Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний» в № 11’ 2020
Правильное оформление приказов и документов: о.о.генерального директора или временно исполняющий обязанности генерального директора?
Правильное оформление приказов и документов: о.о.генерального директора или временно исполняющий обязанности генерального директора?
Ответ
Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 года № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37, не включают должностей с приставками «и.о.», «ио», «врио». Временное исполнение обязанностей другого сотрудника обычно оформляется как временное дополнительное задание с сохранением предыдущих обязанностей без изменения должности или как временный перевод на должность того, кого необходимо заменить (статьи 60.2, 72.2 ТК РФ).
Сотрудник, временно замещающий кого-либо без освобождения от своих основных обязанностей, включая подписание документов, при подписании указывает в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности «и.о.» и должность замещаемого сотрудника.
Например, финансовый директор Глебова временно исполняет обязанности генерального директора Львова в период его отпуска. Документ, обычно требующий подписи директора, может быть подписан Глебовой как исполняющей обязанности. Например:
«И. о. генерального директора Личная подпись А.В. Глебовой».
Возможность временного исполнения обязанностей руководителя организации предусмотрена в пункте 3.17 Методических рекомендаций по внедрению стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. При этом в указанных рекомендациях речь идет о термине «И.о.», а не «Исполняющий обязанности».
«Финансовый директор (подпись) А.В. Глебова» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Для подтверждения своих полномочий рядом с подписью также может быть указан приказ, поручающий временно исполнять обязанности другому сотруднику, замещающему его по указанию.
Дополнительные материалы представлены в системе Кадры:
- Ответ:Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Ситуации временного исполнения обязанностей генерального директора
Когда требуется временно замещать обязанности генерального директора
Временное исполнение обязанностей руководителя организации необходимо, когда он временно отсутствует (например, из-за болезни, командировки или отпуска), при этом в уставе организации не предусмотрено замещение обязанностей руководителя несколькими лицами (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Приказ о временном возложении обязанностей генерального директора
Как составить приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на сотрудника
Обычно временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, который мог бы временно исполнять обязанности руководителя, тогда такие обязанности возлагаются на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).
В приказе следует указать конкретные обязанности сотрудника, исполняющего обязанности руководителя. Например, подписание кадровых приказов, счетов-фактур и т.д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).
Порядок временного замещения руководителя можно регламентировать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Устав организации может предусматривать процедуру выборов (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия прежнего (например: при его аресте).
Доверенность на временное осуществление полномочий генерального директора
Как оформить доверенность на временное предоставление полномочий руководителя организации сотрудником
Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации между несколькими лицами и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она направлена на регулирование внешних отношений организации (в частности, с контрагентами). В доверенности указываются переданные полномочия.
Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем (или иным лицом, уполномоченным на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). При этом печать на доверенности, выданной от имени организации
Полномочия доверителя могут быть аннулированы в любое время. Работник, которому передана доверенность, вправе отказаться от неё в любое время. Исключение составляет случай выдачи бессрочной доверенности (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Её можно аннулировать лишь в тех случаях, которые прямо упомянуты в самом документе (ст. 188.1 ГК РФ). Полный перечень оснований прекращения доверенности приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.
Доплата за временное исполнение обязанностей генерального директора
Какой размер доплаты полагается сотруднику, временно исполняющему обязанности руководителя организации
В случае выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику предусмотрена доплата (ст. 151 ТК РФ).
Вопрос из практики: может ли учредитель временно замещать генерального директора
Для этого учредителю необходимо заключить трудовой договор на срочной основе с сотрудником, принятым на работу в штате или по совместительству, на время отсутствия генерального директора и наделить его соответствующими полномочиями. Это следует из положений статей 59 и 275 Трудового кодекса РФ.
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Анастасия Синицына,
И.о. директора: как правильно написать
Обозначение «и о» иногда встречается в названиях должностей. Что это значит и как правильно его использовать в официальных документах, расскажем в данной статье.
- Как правильно сокращать название должности
- Что предписывает ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Как правильно обозначать должность заместителя генерального директора
Как правильно сокращать «исполняющий обязанности директора»
Фраза «исполняющий обязанности» часто встречается в документах перед подписью должностного лица. Она означает, что человек временно занимает должность, но еще не утвержден на неё окончательно, сохраняя все полномочия, связанные с данной должностью. Такое случается при назначении испытательного срока при вступлении в должность или на временной основе, когда выбранный специалист еще не начал работать — он либо находится в процессе увольнения
- В каких ситуациях возникает необходимость временно исполнять обязанности генерального директора?
- Можно ли назначить сотрудника временно исполняющим обязанности генерального директора, если он уже временно исполняет обязанности заместителя генерального директора?
- Как правильно оформить временное исполнение обязанностей руководителя организации, если должность вакантна?
Как правильно использовать сокращение «и.о. директора» согласно нормам правописания?
Неправильное указание сокращения должности может привести к недоразумениям и лишить документа юридической силы. Поэтому важно знать, как правильно писать «исполняющий обязанности директора» в деловой переписке.
Согласно правилам, сокращение следует писать «и.о.» со строчными буквами и точками после каждой из них. Например, «и.о.» так же, как и сокращения «т.е.», «т.д.» или «т.п.». Первая буква сокращения может быть заглавной, если оно используется в начале предложения.
Как правильно указать сокращение «и. о. директора» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016?
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, подпись должностного лица, исполняющего обязанности руководителя, должна соответствовать приказу или распоряжению о его назначении. В документации важно правильно оформить подпись, указав должность в соответствии со штатным расписанием.
Пример оформления подписи временно исполняющего обязанности генерального директора:
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо избегать использования косой черты или надписи «за» перед названием должности, когда подписывает документ временно исполняющий обязанности директора или другое должностное лицо.
- Как правильно подписать документы от имени руководителя и кто имеет на это право: четыре сценария
- Пять распространенных ошибок при ознакомлении с внутренними документами и как их исправить
- Электронный документооборот: новые требования к оформлению традиционных реквизитов
- Как оформить совмещение сотрудника с другой профессией или должностью
Первый заместитель генерального директора: правила оформления должности в документации
Часто возникает вопрос о правильном обозначении должности «заместитель генерального директора» или «и.о. заместителя директ
Если в середине текста упоминается должность, то она пишется только заглавными буквами, а если она стоит в начале предложения, то первое слово должно начинаться с заглавной буквы, как и в общем случае.
Подборка образцов от Системы Кадры, которые необходимы в каждой компании:
- Примеры Положений на все случаи жизни
Включая обязательные документы, такие как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, а также полезные, но необязательные, например Положение о дистанционной работе и коммерческой тайне. - Обширная коллекция образцов журналов учета
От обязательных, таких как журнал регистрации несчастных случаев, до полезных спецификаций, таких как учет корреспонденции и выдача доверенностей. - Примеры инструкций по охране труда
Готовые типовые инструкции для различных должностей, работающих в разных условиях, разработанные в соответствии с приказом Минтруда от 29.10.2021 № 772н. - Образцы должностных инструкций для разных специалистов
Более 20 000 готовых примеров для типовых и уникальных должностей, с учетом профстандартов и без. - Образцы заявлений на все случаи жизни
Шаблоны заявлений для сотрудников и кадровиков: от заявления о приеме на работу до заявления об увольнении, а также редкие случаи, например заявление о переводе или о материальной помощи.
В Системе Кадры представлены образцы наиболее востребованных писем с рекомендациями по их составлению от профессионалов в области делопроизводства:
Как правильно указывать должность временно исполняющего обязанности директора в договорах и приказах
Когда генеральный директор учреждения ушел в отпуск и его обязанности временно исполняет заместитель, чья должностная инструкция предусматривает выполнение обязанностей директора на время отпуска, в договорах следует указывать на основании чего данный сотрудник действует: по доверенности или по приказу.
Во всех документах следует указывать должность «заместитель директора», так как другой должности у данного сотрудника на время исполнения обязанностей директора не возникает.
Следовательно, пример формулировки может быть следующим: «заместитель директора, действующий на основании доверенности № 5 от 25.09.2019 года».
Рекомендации по временному исполнению обязанностей генерального директора другим сотрудником
Порядок временного замещения руководителя следует прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Устав может предусмотреть процедуру назначения нового руководителя организации на период отсутствия основного, например, на время отпуска или болезни.
Оформление отпуска генерального директора
Процедура оформления отпуска директора зависит от количества участников в организации. Существует несколько вариантов.
Вариант 1: в организации несколько участников
Если в организации несколько участников, заявление на отпуск директора подписывает тот, кто заключил с ним трудовой договор и принимает решение о его отпуске, издавая и подписывая приказ.
Вариант 2: в организации один участник
Если учредитель один, он сам принимает решение о отпуске генерального директора. В случае, если директор является единственным учредителем
В рамках должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя в его отсутствие необходимо учитывать, что этот пункт не может заменить приказ о замещении. Решение о временном замещении должно приниматься в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.
При этом важно:
– определить необходимость временного замещения руководителя (например, если его отсутствие краткосрочно);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и передать его обязанности другому сотруднику;
– определить полномочия временного исполнителя (если в должностной инструкции не указано, какие именно обязанности он должен исполнять) и установить срок временного замещения;
– решить вопросы оплаты труда временного исполнителя (если это необходимо).
Если устав организации не предусматривает передачу полномочий в отсутствие генерального директора, требуется оформить доверенность. Она регулирует внешние отношения организации с контрагентами, ФНС, ПФР и другими учреждениями. В доверенности необходимо указать переданные доверенному лицу полномочия.
Доверенность от имени организации должна быть подписана руководителем или лицом, уполномоченным на это в соответствии с законодательством и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Печать на доверенности от имени организации не обязательна, в том числе при ее выдаче сотруднику, временно замещающему директора.
Доверенность может выдаваться на любой срок. Если срок не указан, доверенность действует в течение одного года с момента выдачи, согласно пункту 1 статьи 186 ГК РФ.
Доверитель вправе отменить доверенность в любое время. Сотрудник, которому она выдана, также вправе в любое время отказаться от нее. Исключение составляют безотзывные доверенности, которые можно отменить только в случаях, прямо предусмотренных в них (п. 2 ст. 188, ст. 188.1 ГК РФ).
Полный перечень оснований для прекращения действия доверенности приведен в статье 188 ГК РФ.
Как правильно указывать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?
Вопросы оформления должности в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О. важны для правильного составления документации. Необходимо определить, ставить ли должность перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу» или «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка»). Также важно учитывать, нужно ли склонять должность. В некоторых случаях поручение может выдаваться подразделению, а в скобках указываться не только его руководитель в именительном падеже, но и другой специалист подразделения. Все эти варианты могут быть допустимы в зависимости от специфики документа.
Совет от профессионала Веры Иритиковой, опытного документоведа Российской академии народного хозяйства и государственной службы, подчеркивает, что выбор формулировки зависит от типа документа, в котором она используется.
Для ориентации в вопросах оформления можно обратиться к п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Этот документ содержит правила для составления распорядительных частей текста приказов и примеры, которые могут послужить образцами.
Если поручение адресуется конкретному подразделению, необходимо полностью указать его наименование, а в скобках указать фамилию и инициалы руководителя в именительном падеже, не склоняя Ф.И.О.:
Пример 1. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Управлению аккредитации (Рукавишников С.В.) провести документарную проверку деятельности общества с ограниченной ответственностью «Учебный центр ВИТА» в период с 10 по 15 декабря 2020 года.
Пример 2. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Отделу документооборота и административного контроля (Минеева В.В.) представить сводный отчет о работе с обращениями граждан за 2020 год к 28 декабря 20202 года.
Пример 3. Поручение в приказе по основной деятельности дано подразделению
3. Департаменту протокола (Орлов А.А.) представить план праздничных новогодних мероприятий. Срок – 30.11.2020.
Это считается предпочтительным стилем оформления в распорядительных частях приказов и протоколов, когда поручение адресуется всему подразделению. Руководитель подразделения несет ответственность за выполнение поручения в указанный срок, а также за подписание отчета об исполнении поручения или записки о переносе срока исполнения, проставление отметок в системе электронного документооборота и другие необходимые действия.
Если поручение выдается конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже. Сначала указывается должность (с большой или маленькой буквы), затем фамилия и инициалы.
Пример 4. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Начальнику финансово-бухгалтерского отдела Семеновой С.В. представить смету расходов на проведение внеочередного собрания учредителей к 25.11.2020.
Пример 5. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела документооборота и административного контроля Минееву В.В.
Пример 6. Поручение в приказе по основной деятельности дано конкретному работнику
4. Возложить функцию методического руководства применением утвержденной Номенклатуры дел на 2021 год на ведущего специалиста Отдела документационного обеспечения управления Ковалёву А.С.
В текстах приказов о личном составе выражена совершенно инная логика. Основа трудовых отношений заключается в человеке, занимающем определенную должность в организации по договору. Поэтому в приказах первым делом указываются полные ФИО сотрудника, затем его должность и структурное подразделение. Все эти данные должны быть склонены.
Пример 7. Управленческое решение в приказе о личном составе
1. Поощрить мастера участка контрольно-измерительной аппаратуры Иванова Ивана Ивановича за оперативное выявление рисков при вводе в эксплуатацию автоматизированной линии 15/204-к.
Пример 8. Управленческое решение в приказе о личном составе
1. Назначить Иванова Ивана Ивановича мастером участка контрольно-измерительной аппаратуры с 23.11.2020 года с окладом 45 000,00 рублей в месяц по штатному расписанию.
Эта структура текста послужила основой для типовых форм приказов, утвержденных Госкомстатом России в 2004 году: о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе на другую должность (форма № Т-5), о поощрении (форма № Т-11), о предоставлении отпуска (форма № Т-6) и других. Хотя эти формы стали необязательными, большинство организаций продолжают их использовать. В них также важно правильно склонять данные сотрудника в зависимости от предшествующего глагола, например: «Предоставить отпуск Иванову Ивану Ивановичу» или «Прекратить трудовой договор с Ивановым Иваном Ивановичем».
См. статью «Документы к протоколам: правильное оформление и формирование дел» в № 11’ 2020
См. статью «Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний» в № 11’ 2020
Правильное оформление приказов и документов: о.о.генерального директора или временно исполняющий обязанности генерального директора?
Правильное оформление приказов и документов: о.о.генерального директора или временно исполняющий обязанности генерального директора?
Ответ
Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 года № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37, не включают должностей с приставками «и.о.», «ио», «врио». Временное исполнение обязанностей другого сотрудника обычно оформляется как временное дополнительное задание с сохранением предыдущих обязанностей без изменения должности или как временный перевод на должность того, кого необходимо заменить (статьи 60.2, 72.2 ТК РФ).
Сотрудник, временно замещающий кого-либо без освобождения от своих основных обязанностей, включая подписание документов, при подписании указывает в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности «и.о.» и должность замещаемого сотрудника.
Например, финансовый директор Глебова временно исполняет обязанности генерального директора Львова в период его отпуска. Документ, обычно требующий подписи директора, может быть подписан Глебовой как исполняющей обязанности. Например:
«И. о. генерального директора Личная подпись А.В. Глебовой».
Возможность временного исполнения обязанностей руководителя организации предусмотрена в пункте 3.17 Методических рекомендаций по внедрению стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. При этом в указанных рекомендациях речь идет о термине «И.о.», а не «Исполняющий обязанности».
«Финансовый директор (подпись) А.В. Глебова» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Для подтверждения своих полномочий рядом с подписью также может быть указан приказ, поручающий временно исполнять обязанности другому сотруднику, замещающему его по указанию.
Дополнительные материалы представлены в системе Кадры:
- Ответ:Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Ситуации временного исполнения обязанностей генерального директора
Когда требуется временно замещать обязанности генерального директора
Временное исполнение обязанностей руководителя организации необходимо, когда он временно отсутствует (например, из-за болезни, командировки или отпуска), при этом в уставе организации не предусмотрено замещение обязанностей руководителя несколькими лицами (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Приказ о временном возложении обязанностей генерального директора
Как составить приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на сотрудника
Обычно временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, который мог бы временно исполнять обязанности руководителя, тогда такие обязанности возлагаются на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).
В приказе следует указать конкретные обязанности сотрудника, исполняющего обязанности руководителя. Например, подписание кадровых приказов, счетов-фактур и т.д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).
Порядок временного замещения руководителя можно регламентировать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Устав организации может предусматривать процедуру выборов (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия прежнего (например: при его аресте).
Доверенность на временное осуществление полномочий генерального директора
Как оформить доверенность на временное предоставление полномочий руководителя организации сотрудником
Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации между несколькими лицами и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она направлена на регулирование внешних отношений организации (в частности, с контрагентами). В доверенности указываются переданные полномочия.
Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем (или иным лицом, уполномоченным на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). При этом печать на доверенности, выданной от имени организации
Полномочия доверителя могут быть аннулированы в любое время. Работник, которому передана доверенность, вправе отказаться от неё в любое время. Исключение составляет случай выдачи бессрочной доверенности (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Её можно аннулировать лишь в тех случаях, которые прямо упомянуты в самом документе (ст. 188.1 ГК РФ). Полный перечень оснований прекращения доверенности приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.
Доплата за временное исполнение обязанностей генерального директора
Какой размер доплаты полагается сотруднику, временно исполняющему обязанности руководителя организации
В случае выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику предусмотрена доплата (ст. 151 ТК РФ).
Вопрос из практики: может ли учредитель временно замещать генерального директора
Для этого учредителю необходимо заключить трудовой договор на срочной основе с сотрудником, принятым на работу в штате или по совместительству, на время отсутствия генерального директора и наделить его соответствующими полномочиями. Это следует из положений статей 59 и 275 Трудового кодекса РФ.
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Анастасия Синицына,
И.о. директора: как правильно написать
Обозначение «и о» иногда встречается в названиях должностей. Что это значит и как правильно его использовать в официальных документах, расскажем в данной статье.
- Как правильно сокращать название должности
- Что предписывает ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Как правильно обозначать должность заместителя генерального директора
Как правильно сокращать «исполняющий обязанности директора»
Фраза «исполняющий обязанности» часто встречается в документах перед подписью должностного лица. Она означает, что человек временно занимает должность, но еще не утвержден на неё окончательно, сохраняя все полномочия, связанные с данной должностью. Такое случается при назначении испытательного срока при вступлении в должность или на временной основе, когда выбранный специалист еще не начал работать — он либо находится в процессе увольнения
- В каких ситуациях возникает необходимость временно исполнять обязанности генерального директора?
- Можно ли назначить сотрудника временно исполняющим обязанности генерального директора, если он уже временно исполняет обязанности заместителя генерального директора?
- Как правильно оформить временное исполнение обязанностей руководителя организации, если должность вакантна?
Как правильно использовать сокращение «и.о. директора» согласно нормам правописания?
Неправильное указание сокращения должности может привести к недоразумениям и лишить документа юридической силы. Поэтому важно знать, как правильно писать «исполняющий обязанности директора» в деловой переписке.
Согласно правилам, сокращение следует писать «и.о.» со строчными буквами и точками после каждой из них. Например, «и.о.» так же, как и сокращения «т.е.», «т.д.» или «т.п.». Первая буква сокращения может быть заглавной, если оно используется в начале предложения.
Как правильно указать сокращение «и. о. директора» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016?
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, подпись должностного лица, исполняющего обязанности руководителя, должна соответствовать приказу или распоряжению о его назначении. В документации важно правильно оформить подпись, указав должность в соответствии со штатным расписанием.
Пример оформления подписи временно исполняющего обязанности генерального директора:
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо избегать использования косой черты или надписи «за» перед названием должности, когда подписывает документ временно исполняющий обязанности директора или другое должностное лицо.
- Как правильно подписать документы от имени руководителя и кто имеет на это право: четыре сценария
- Пять распространенных ошибок при ознакомлении с внутренними документами и как их исправить
- Электронный документооборот: новые требования к оформлению традиционных реквизитов
- Как оформить совмещение сотрудника с другой профессией или должностью
Первый заместитель генерального директора: правила оформления должности в документации
Часто возникает вопрос о правильном обозначении должности «заместитель генерального директора» или «и.о. заместителя директ
Если в середине текста упоминается должность, то она пишется только заглавными буквами, а если она стоит в начале предложения, то первое слово должно начинаться с заглавной буквы, как и в общем случае.
Подборка образцов от Системы Кадры, которые необходимы в каждой компании:
- Примеры Положений на все случаи жизни
Включая обязательные документы, такие как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, а также полезные, но необязательные, например Положение о дистанционной работе и коммерческой тайне. - Обширная коллекция образцов журналов учета
От обязательных, таких как журнал регистрации несчастных случаев, до полезных спецификаций, таких как учет корреспонденции и выдача доверенностей. - Примеры инструкций по охране труда
Готовые типовые инструкции для различных должностей, работающих в разных условиях, разработанные в соответствии с приказом Минтруда от 29.10.2021 № 772н. - Образцы должностных инструкций для разных специалистов
Более 20 000 готовых примеров для типовых и уникальных должностей, с учетом профстандартов и без. - Образцы заявлений на все случаи жизни
Шаблоны заявлений для сотрудников и кадровиков: от заявления о приеме на работу до заявления об увольнении, а также редкие случаи, например заявление о переводе или о материальной помощи.
В Системе Кадры представлены образцы наиболее востребованных писем с рекомендациями по их составлению от профессионалов в области делопроизводства: