Выписка из трудовой книжки требуется, когда владельцу нужно подтверждение своего трудового стажа, опыта работы или места работы.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасность
Где может понадобиться выписка
- В государственных органах (для установления прав на субсидии и льготы),
- В банках (для оценки финансовой состоятельности клиента).
Это лишь некоторые примеры использования выписки, которая также может потребоваться при смене места работы.
Почему необходима выписка, а не сама трудовая книжка
Трудовая книжка находится у работодателя в период работы сотрудника. Она является основным документом для учета трудового стажа и начисления пенсии.
Чем отличается выписка от копии
Копия идентична документу от корки до корки, в то время как выписка охватывает лишь отдельные разделы.
Кто может выдать выписку
Выписку обычно выдают сотрудники кадровой службы, секретари или руководители предприятий.
Как заверить выписку
Выписку может заверить любой уполномоченный сотрудник компании, и это не обязательно должен быть главный руководитель.
Порядок и сроки выдачи
Заявление на выписку следует направить работодателю, и в течение трех дней выписка должна быть готова. В случае необходимости срочности следует приложить письменные доказательства.
Имеют ли право отказать в выдаче выписки
Трудовая книжка является собственностью работника, поэтому отказ в выдаче может быть обоснован только в рамках законодательства.
Работодатель не вправе отказать в выдаче выписки из трудовой книжки – право на её получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.
При нарушении этого права работник может обратиться в трудовую инспекцию для восстановления своих прав.
Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки
Нет установленных норм по количеству запросов на выписку из трудовой книжки, поэтому каждый сотрудник может обращаться за ней сколько угодно раз в любое время – работодатель обязан удовлетворять просьбы работника каждый раз.
Нужно ли указывать причину получения выписки
Работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки независимо от целей, на которые она нужна сотруднику.
Кроме того, он не имеет права требовать объяснений. Иными словами, сотрудник может просто запросить выписку без объяснений и указания места, где она потребуется.
Нужно ли регистрировать выписку
Любые операции с трудовой книжкой регистрируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, включая копирование и выдачу выписок – в журнале фиксируются дата выдачи выписки и имя получателя.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка может быть выполнена вручную или скопирована на ксероксе, используя либо обычный лист А4, либо фирменный бланк организации. Независимо от способа подготовки, выписка должна быть подписана ответственным сотрудником. Обычно она вмещается на одной странице, но если страниц несколько, каждая из них должна быть подписана, пронумерована и проштампована.
Выписка обязательно должна содержать следующие данные:
- название документа,
- название организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- ФИО ответственного лица, который составил выписку,
- данные о владельце трудовой книжки: ФИО, дата рождения, образование и профессия,
- номер трудовой книжки,
- дату начала ведения книжки.
Дополнительная информация зависит от целей, на которые запрашивается выписка, и должна содержать отметку о текущем месте работы работника.
Под выпиской обязательно должна быть подпись ответственного лица с расшифровкой.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Если у вас есть регистрация на портале Госуслуг, вы можете запросить выписку о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).
В Личном кабинете гражданина на сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка» выбираем «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажимаем кнопку «Запросить».
На портале Госуслуг в разделе «Услуги» выбираем категорию «Работа и занятость», затем в блоке «Трудовое право» находим «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажимаем кнопку «Получить выписку».
Информация формируется в режиме реального времени и подписывается электронной подписью. Полученные данные можно распечатать, сохранить на компьютере или мобильном устройстве, а также отправить по электронной почте. При необходимости выписку можно получить в виде бумажной копии в ближайшем отделении Пенсионного фонда России или в МФЦ. Сведения о трудовой деятельности за определённый период у конкретного работодателя можно получить непосредственно у него.
Вся информация, отражённая в электронной трудовой книжке:
Сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года доступны только в электронном виде. Информация о предыдущем стаже остается в бумажной трудовой книжке. Рекомендуем гражданам, выбравшим электронное ведение данных, сохранить бумажную трудовую книжку.
Напоминаем, что все, кто до 31.12.2020 года подали заявление о сохранении бумажного носителя трудовой книжки, могут изменить свое решение и запросить предоставление данных в электронном формате. Те, кто не подавал заявление, будут продолжать иметь бумажные трудовые книжки. Начиная с 2021 года новые работники обязаны вести данные о трудовой деятельности исключительно в электронном виде.
Выписка из трудовой книжки — образец заполнения
Пример заполнения выписки из трудовой книжки доступен ниже и выдается по запросу работника при необходимости. Рекомендуется предоставлять заверенную копию книжки или выписку из нее, однако в некоторых случаях требуется получение оригинала.
- Ответственность за хранение трудовых книжек
- Выдача трудовой книжки или ее выписки по требованию работника
- Пример выписки из трудовой книжки
- Выписка из бумажной трудовой книжки
- Выписка в формате СТД-Р
Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является важным документом, подтверждающим стаж и трудовую историю работника. Правила хранения и учета таких документов регламентируются приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, вступившим в силу с 01.09.2021 года.
Если у сотрудника имеется бумажная трудовая книжка, в нее вносятся записи после отработки им не менее 5 дней (согласно ст. 66 ТК РФ). Выдача трудовой книжки сотруднику должна произойти в день его увольнения, либо работодатель обязан отправить уведомление о возможности забрать документ по почте, если передача лично не осуществима.
Необходимо уведомлять в СФР о приеме и увольнении сотрудника, предоставляя форму ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после оформления трудовых отношений. Записи в трудовую книжку делаются только при отработке сотрудником более 5 дней. С 2021 года для новых сотрудников формируются только электронные трудовые книжки.
Изменения в форме ЕФС-1 с 2025 года подробно описаны на КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и найдите готовые решения.
Для подробностей о заполнении трудовой книжки при увольнении читайте материал «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».
В рабочее время трудовые книжки находятся у работодателя, за их сохранность отвечает руководитель или уполномоченное лицо.
Выдача трудовой книжки или ее выписки по требованию работника
В некоторых случаях сотруднику необходимы данные из трудовой книжки для предъявления третьим лицам, например, для получения кредита или прохождения собеседования на новую должность.
Обычно в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок выдачи такой выписки составляет не более 3 рабочих дней с момента подачи заявления сотрудником (согласно ст. 62 ТК РФ). Предоставляемая информация должна полностью соответствовать данным оригинала.
Заявление на выдачу выписки из трудовой книжки составляется в произвольной форме. Ниже приведен пример такого заявления:
Подробнее о правилах заполнения трудовых книжек читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Если сотрудник использует электронную трудовую книжку, предоставьте ему выписку в формате СТД-Р в тот же трехдневный срок.
В некоторых случаях работник может запросить оригинал книжки, например, для предъявления его в СФР для оформления пенсии. Законодательством не запрещается выдача трудовой книжки лично в руки. Однако следует помнить, что ответственность за возможную потерю документа возлагается на лицо, ответственное за сохранность книжки, что подтверждается письмом Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.
Дистанционному работнику выписка из трудовой книжки выдается в тех же сроках. Работодатель отправляет ее заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде, если таковой запросил работник и согласовал это с работодателем.
Пример выписки из трудовой книжки
Выписка из бумажной трудовой книжки
В бумажной выписке обязательно указываются реквизиты документа, данные о сотруднике (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке отображаются данные о трудовой деятельности, такие как наименование работодателей, даты приема и увольнения.
Вы можете загрузить образец выписки из трудовой книжки с нашего сайта, перейдя по ссылке ниже:
Также вам доступен образец выписки от экспертов КонсультантПлюс без оплаты, перейдя по ссылке.
Форма СТД-Р
Форма СТД-Р была введена вместе с электронными трудовыми книжками в 2021 году и служит заменой традиционной выписки из ЭТК.
Как работать с электронными трудовыми книжками, рассказывают специалисты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и перейдите в «Готовое решение».
Важно отметить, что форма СТД-Р содержит данные только о текущей трудовой деятельности работника с текущим работодателем, и не отражает отношений с предыдущими работодателями.
Таким образом, при переходе на электронную трудовую книжку работник получает форму СТД-Р от каждого работодателя при увольнении, содержащую все данные, отраженные в ЭТК, как если бы он вел бумажную трудовую книжку.
Форма СТД-Р суть эквивалент раздела 1.1 ЕФС-1, то есть ЭТК, где фиксируются все кадровые события, произошедшие с работником за период его работы с текущим работодателем.
Пример заполнения СТД-Р представлен на сайте КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и перейдите в «Готовое решение».
Рекомендации
Хотя законодательство не запрещает выдачу оригиналов трудовых книжек, ответственность за их потерю лежит на работодателе. Мы рекомендуем выдавать работникам выписки из трудовых книжек, заверенные должным образом, которые дублируют информацию из подлинных книжек. Для тех, кто перешел на ЭТК, вместо выписки из трудовой книжки выдается форма СТД-Р.
Как просматривать электронную трудовую книжку
С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Теперь информация о трудовой деятельности хранится в ПФР в цифровом формате. ЭТК обеспечивает доступ к этой информации в любое время. В данной статье мы расскажем, как просматривать свою электронную трудовую книжку.
Какие данные можно узнать, просматривая электронную трудовую книжку
Просматривая электронную трудовую книжку, можно найти полную информацию о трудовой деятельности. В ней содержатся те же данные о работнике, что и в классическом бумажном варианте:
- личные данные о работнике;
- даты приема на работу, увольнения и переводов на другие должности;
- места работы;
- названия мероприятий (прием, перевод, увольнение);
- должности, профессии, специальности, квалификации, структурные подразделения;
- виды выполняемой работы;
- даты, номера и виды документов;
- причины прекращения трудовой деятельности.
Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке. Ее можно просмотреть, получив ее на руки после перехода на ЭТК.
Где можно посмотреть записи из ЭТК
Для просмотра данных, хранящихся в электронной трудовой книжке, можно заказать выписку о трудовой деятельности. Это можно сделать несколькими способами:
- онлайн на портале Госуслуг;
- в отделении МФЦ;
- через работодателя;
- путем запроса в ПФР.
В МФЦ выдают только бумажные выписки. На портале Госуслуг, у работодателя и в ПФР можно получить как бумажные, так и электронные выписки.
Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки только о текущем месте работы. Проверить данные о работе в других организациях таким способом нельзя.
Как получить сведения
Портал Госуслуги
Для просмотра ЭТК на портале Госуслуг необходимо выполнить следующие действия:
- Зарегистрируйтесь и войдите в систему на портале «Госуслуги».
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
Примечание: Возможно, вам понадобится дополнить HTML-разметку текстом, который идет после последнего пункта.
- Для начала, необходимо выбрать одну из опций: нажмите на кнопку «Отправить запрос» или «Получить услугу».
- Проверьте, актуальны ли данные о застрахованном лице, и при необходимости внесите коррективы.
- После этого нажмите на кнопку «Подать заявление».
Выписка о трудовой деятельности будет подготовлена в течение нескольких минут. Ознакомиться с результатами можно будет в разделе «Мои заявления».
ПФР
Первым шагом необходимо зарегистрироваться на Госуслугах. После этого выполните следующие действия:
- Авторизуйтесь на сайте ПФР, используя учетную запись Госуслуг.
Затем перейдите на страницу запроса выписки. - Для получения сведений нажмите на кнопку «Запросить».
Сведения будут предоставлены в течение нескольких секунд в формате PDF. Информацию из ЭТК можно просмотреть в файле, а при необходимости скачать документ в качестве справки.
Также гражданин может обратиться лично в территориальное отделение ПФР для получения бумажной выписки.
Работодатель
Работодатель имеет возможность предоставить сведения о текущей трудовой деятельности сотрудника. Однако он не обязан делать это, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Чтобы получить информацию из ЭТК, работнику необходимо написать письменное заявление, в котором указать предпочтительный формат предоставления данных: бумажный или электронный.
Важно: для получения информации в электронном формате сотруднику необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Работодатель предоставит информацию в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности в течение трех рабочих дней.
МФЦ
Сотрудник может получить информацию из электронной трудовой книжки в МФЦ. Для этого потребуется паспорт и заполнение соответствующего заявления, которое выдаст сотрудник центра. В этом случае ответ от ПФР поступает немедленно.
Сведения о трудовой деятельности можно получить как в цифровом, так и в бумажном формате. Самый быстрый способ получить услугу — через сайт ПФР или Госуслуги, но также выписку выдают в отделениях МФЦ, ПФР и на месте работы.
Выписка из трудовой книжки: пример
Чтобы подтвердить стаж, должность или место работы при обращении в банк, посольство и другие инстанции, сотруднику может понадобиться помощь работодателя. Узнайте, как оформить документ со всеми необходимыми сведениями по новому ГОСТу.
- Как получить выписку из трудовой книжки
- Как сделать выписку из трудовой книжки: пример и инструкция
- Как заверить выписку из трудовой книжки
Как получить выписку из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки — это документ, содержащий информацию о профессии, трудовом стаже, прошлых и текущих местах работы сотрудника. Единообразной формы для таких документов не существует, поэтому каждая организация может использовать собственный бланк с реквизитами и контактной информацией. Обычно выписка предоставляется на фирменном бланке работодателя, но также может быть напечатана на обычном листе формата А4. Сотрудники часто обращаются за выпиской из трудовой книжки, когда:
- невозможно получить копию оригинального документа — например, он содержит конфиденциальную информацию;
- нецелесообразно делать копию в полном объеме — например, документ имеет большие размеры и не требуется полностью.
Выписка из трудовой книжки: пример от Системы Кадры
Выписка из трудовой книжки оформляется на бланке организации. Специалисты Системы Кадры подготовили образец документа с рекомендациями по его заполнению.
Скачайте образец и бланк выписки из трудовой книжки:
Образец выписки из трудовой книжки Образец от специалиста
Бланк выписки из трудовой книжки Образец от специалиста
Рабочее заверение документа осуществляется печатью и подписью уполномоченного представителя работодателя, что гарантирует его аутентичность и актуальность перед организацией-получателем.
Процедура выдачи копий и выписок из трудовой книжки: подробности в Разделе Кадры
Ситуации, в которых работник может запросить выписку из трудовой книжки
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя от момента приема сотрудника на работу до момента расторжения трудового договора. В особых случаях, предусмотренных законом, например, для получения пенсионного пособия в Социальном фонде России, копия или выписка могут быть выданы работнику.
Также выписка из трудовой книжки может потребоваться при переходе на новое место работы для подтверждения стажа или при обращении в банк для получения кредита или ипотеки. Выдача документа осуществляется только по письменному запросу работника и содержит конфиденциальные данные.
Для получения выписки из трудовой книжки сотрудник должен подать заявление в отдел кадров. Нет установленной формы заявления, поэтому оно может быть составлено свободной формой.
Пример заявления на получение выписки из трудовой книжки:
Внимание! В случае повторного обращения сотрудника за выпиской в ближайшее время, отказ в выдаче запрещен.
Сроки выдачи заверенной выписки из трудовой книжки работодателем
Закон обязывает работодателя предоставить выписку из трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента получения письменного запроса, без взимания платы (согласно статье 62 Трудового кодекса РФ). В компаниях с большим штатом кадровые запросы могут поступать ежедневно.
Важно! Сотрудники, перешедшие на электронную трудовую книжку, могут получить выписку через портал Госуслуг, в Социальном фонде России или в многофункциональных центрах. Документ будет предоставлен в формате скан-копии на указанный электронный адрес с подписью Социального фонда.
Более подробно о правилах заполнения и выдачи сведений о трудовой деятельности: читайте в Разделе Кадры
Как оформить выписку из трудовой книжки: инструкция и образец
Для составления выписки из трудовой книжки используйте следующие рекомендации.
Шаг 1. Зарегистрируйте письменное заявление от сотрудника и установите тридневный срок на выдачу выписки. Нарушение этого срока работодателем влечет за собой юридические последствия согласно статье 62 ТК РФ.
Шаг 2. Заполните заголовок выписки, указав полное и сокращенное наименование организации, тип документа и его номер. Укажите также дату и персональные данные владельца трудовой книжки: фамилию, имя, отчество, дату рождения, уровень образования, профессию (специальность).
Шаг 3. Заполните основную часть, рекомендуя структурировать данные в виде таблицы, аналогичной оригинальной, с разделом «Сведения о работе». Записи должны быть полными, без сокращений, с указанием дат и номеров приказов и других документов, подтверждающих факты.
Шаг 4. Подтвердите выписку и укажите текущую дату. Отказ от принятия документа без даты и печати может привести к лишним хлопотам, так как потребуется переиздание. Чтобы избежать подобных неприятностей, руководствуйтесь образцом выписки из трудовой книжки.
Какой язык использовать для составления выписки из трудовой книжки
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации, все данные в выписке из трудовой книжки и ее подтверждающие документы должны быть представлены исключительно на русском языке. Если сотрудник требует перевод на английский или другой иностранный язык для визы или работы за границей, напомните ему, что это не обязанность работодателя. В случае необходимости, сотрудник может перевести документ за свой счет и заверить его у нотариуса, соблюдая требования статьи 35 Основ законодательства РФ о нотариате.
Прочтите в журнале «Кадровое дело»: Поток запросов на выдачу копий документов перегрузил отдел кадров. Какие отказы оправданы?
Как удостоверить выписку из трудовой книжки
Законную силу имеет только правильно заверенный образец выписки из трудовой книжки в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В нижней части документа слово «Верно» должно быть написано от руки, а также должны быть поставлены подписи ответственных лиц: сотрудника, оформившего выписку, и генерального директора компании. Каждая подпись должна быть расшифрована и с указанием должности. Личная подпись сотрудника, получившего выписку, не требуется. Однако круглая печать, если она используется компанией, должна быть проставлена.
Справки и выписки, выданные работникам, могут быть заверены не только основной печатью организации, но и печатью отдела кадров, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.
Прочтите в журнале «Кадровое дело»: Правила оформления дубликатов трудовой книжки согласно позиции Минтруда
Каждый сотрудник вправе обратиться к работодателю за выписками из трудовой книжки и другими документами, связанными с его трудовой деятельностью. В случае поступления такого запроса в отдел кадров, необходимо выдать правильно оформленную и заверенную выписку в течение трех рабочих дней в соответствии со статьей 62 ТК РФ, чтобы избежать нарушений.