Письмо-ответ – это официальный документ, который отправляется контрагенту в ответ на полученный запрос. Оно представляет собой важное деловое письмо, содержащее необходимую информацию. В данном материале мы подробно рассмотрим, как правильно составить такой документ и как его следует отправлять.
Образец документа и бланк прилагаются к нашему материалу.
Ответ на запрос
Письмо-ответ всегда направляется заинтересованной стороной в ответ на запрос на информацию. Отправитель может ожидать, что диалог завершится после получения такого ответа. Важно отметить, что в некоторых случаях нет необходимости отвечать на запрос, но это может повлиять на репутацию вашей компании и считается неэтичным.
Запрос может касаться различных аспектов, таких как уточнение информации о продукции, услугах, условиях сотрудничества или реквизитах. Ответ на такие запросы помогает поддерживать прозрачные и взаимовыгодные деловые отношения.
Правила деловой этики
Деловая этика предполагает соблюдение определенных норм и правил в деловом общении. Они включают:
- использование формального языка и нейтрального тона;
- избегание жаргонизмов и нецензурной лексики;
- указание контактных данных отправителя и получателя;
- поддержание уважительного тон в общении.
Взаимное уважение и профессионализм важны для долгосрочных и успешных деловых отношений.
Кто составляет письмо
Обычно письмо подписывается руководителем компании, его заместителем или главным бухгалтером. Однако текст обычно составляется другими сотрудниками, например, секретарями или специалистами по документообороту, которые должны иметь соответствующие навыки и знания.
Качество и содержание ответа играют важную роль в формировании впечатления о вашей компании и могут повлиять на дальнейшие взаимоотношения с контрагентами.
Как написать документ
Существует несколько способов написания писем: вручную или с использованием компьютера. Решение о выборе метода зависит от внутренних стандартов компании. В любом случае, подпись руководителя должна быть сделана вручную для подтверждения официальности документа.
Инструкция по составлению письма-ответа
Необходимо в первую очередь обратить внимание на реквизиты, включая сведения об организации—отправителе: ИНН, ОГРН, юридический адрес. Далее следует указать, кто является получателем и отправителем. В дательном падеже укажите ФИО и должность руководителя компании-получателя, наименование фирмы с ссылкой на её организационно-правовую форму. Те же сведения об отправителе оставьте в родительном падеже.
Далее, посередине листа напишите слово «письмо». Вся корреспонденция должна быть зарегистрирована, поэтому нужно присвоить уникальный номер для документооборота и указать дату составления.
Следующим шагом заполняем основной блок документа. Укажите, что компания получила запрос с конкретной просьбой, ссылаясь на письмо-запрос (дата, номер). Затем предоставьте контрагенту запрашиваемую информацию в том виде, в котором он попросил её предоставить.
Мы получили письмо-запрос № 22 от 17.09.2024 года, в котором просили предоставить прайс-лист поставляемых товаров. Вас интересуют белые футболки размеров с 42 по 54.
Уведомляем, что можем предоставить только чёрные футболки нужных размеров. Надеемся, что наше предложение будет рассмотрено.
С уважением, генеральный директор ООО «Вершки-Корешки» Ватов Н. Д.
На этом этапе письмо-ответ готово. Осталось только подписать его автографом директора с расшифровкой (фамилия и инициалы), послать адресату. Если контрагент указал специфический способ получения, попробуйте удовлетворить его.
Шаблонные фразы для деловой переписки
Деловое письмо обычно состоит из трёх частей. Первая часть — введение (зачин), вторая часть — основная, информационная, третья часть — заключение, суммирующая информацию и содержащая пожелания о дальнейшем сотрудничестве.
Все речевые акты в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.
Разделение каждого речевого акта на отдельные аспекты необходимо, поскольку по каждой просьбе, предложению принимается индивидуальное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных фактах и событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть определяет желаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.
Стандартные выражения для деловой переписки
Мотивация, объясняющая побудительные мотивы и причины составления текста, обычно является первой частью любого письма (аспекта).
Обычные причины:
• Из-за задержки в оплате.
• По причине не получения счета-фактуры.
• Из-за несоответствия вашего предыдущего действия договоренностям.
• Вследствие задержки в получении груза.
• В результате изменения цен на энергоносители.
• Учитывая снижение производственных показателей на.
• Учитывая социальную значимость объекта.
Ссылки:
• Согласно вашему письму от.
• В соответствии с предварительной договоренностью.
• Ссылаясь на ваш запрос от.
• Ссылаясь на устное соглашение.
• В ответ на ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устного соглашения.
• В соответствии с постановлением правительства.
• Согласно вашему запросу.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
Уточнение цели:
• Для оперативного решения вопроса.
• Для выполнения распоряжения.
• Для урегулирования спорных вопросов.
• Для координации вопросов участия.
• Для более полного освещения деятельности вашей организации в СМИ.
• Для разрешения спорных вопросов.
• Для обеспечения безопасности при транспортировке груза.
• В ответ на ваш запрос.
• Для предотвращения конфликтных ситуаций.
Все приведенные выражения используются в контексте и речевой ситуации.
Стандартные формулировки предшествуют основному содержанию, выраженному глагольными конструкциями, и соответствуют общепринятым речевым ситуациям:
• ритуалы вежливости: благодарим, выражаем надежду, выражаем признательность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнования;
• информирование: сообщаем, уведомляем, извещаем;
• утверждения и заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования и просьбы: приказываем, настаиваем, просим, обращаемся с просьбой;
• обещания: гарантируем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
Эти формулировки стандартизированы в деловой переписке и других типах документации, их сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, повышается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
Сотрудничество в большинстве случаев бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значимым,
позиции — конструктивными (устойчивыми),
доводы — вескими,
необходимость — настойчивой,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — значимыми / незначительными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т.д.
Менее формальные письма
Во многих случаях вам не обязательно писать длинное формальное письмо, особенно по электронной почте. Отвечая на письмо, написанное простым языком, вы также можете использовать простой язык. Однако не забывайте, что при ответе старшему или более высокоуровневому адресату лучше использовать более формальный стиль.
Поставщик базы данных отвечает на запрос клиента
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.
Подписаться на рассылку
Поиск
Настоящий сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принять Узнать больше
Политика конфиденциальности и использования файлов cookie
Обзор конфиденциальности
Этот сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта во время навигации по сайту. Из них некоторые, которые относятся к категории необходимых, хранятся в вашем браузере, так как они необходимы для базовой работы сайта. Мы также используем файлы cookie сторонних поставщиков, которые помогают нам анализировать и понимать, как вы используете этот сайт. Эти файлы cookie будут храниться в вашем браузере только с вашего согласия. Вы также можете отказаться от использования этих файлов cookie. Однако отказ от некоторых файлов cookie может повлиять на ваше взаимодействие с сайтом.
Необходимые файлы cookie абсолютно необходимы для правильной работы сайта. Эта категория включает только файлы cookie, которые обеспечивают базовые функции и функции безопасности сайта. Эти файлы cookie не хранят никакой персональной информации.
Любые файлы cookie, которые могут не быть особенно необходимы для работы сайта и используются специально для сбора персональных данных пользователей через аналитику, рекламу и другие встроенные контенты, считаются необязательными файлами cookie. Необходимо получить согласие пользователя перед запуском этих файлов cookie на вашем сайте.